1. Visão Geral
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial (originariamente chamado de EFD Social ou Sped Social), é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado através do Decreto n° 6.022/2007.
O eSocial veio agregar ao Sped a parte trabalhista, previdenciária e fiscal sobre a folha de pagamento e foi efetivamente implantado pelo Decreto n° 8.373/2014, sendo que sua versão Simplificada iniciou em 19.07.2021.
No que concerne à área trabalhista, devem ser enviadas ao eSocial informações sobre relações de trabalho em sentido amplo, ou seja, não serão só os dados pertinentes aos empregados, mas também, contribuintes individuais, avulsos e estagiários.
O eSocial dispõe um conjunto de eventos de informações a serem prestadas, sendo eles divididos em: Eventos de Tabela, Eventos Não Periódicos, Eventos Periódicos e Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador.
Finalidade
O eSocial foi criado visando atingir diversas finalidades, dentre as quais, estão:
| 1. Reunir em um único sistema a escrituração da folha de pagamento, com todos os seus eventos, tais como admissão, folha de pagamento mensal, 13° salário, férias, afastamentos, CAT, etc., inclusive o registro de empregados, simplificando, assim, a emissão, e uniformizando as obrigações acessórias trabalhistas e tributárias dos empregadores aos diversos órgãos envolvidos (Secretaria do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal);
2. Garantir direitos trabalhistas conforme exposto na legislação; e 3. Viabilizar a fiscalização (Secretaria do Trabalho e RFB) de todas as obrigações e débitos trabalhistas, previdenciários e fiscais. |
Em junho de 2019, uma nova diretriz de simplificação do eSocial foi anunciada pelo Comitê Diretivo, a qual teve início com a Nota Técnica n° 015/2019 e a Nota Orientativa n° 019/2019, acarretando a exclusão de diversos campos, grupos e eventos do leiaute.
Seguindo o disposto na Lei n° 13.874/2019 (DOU de 20.09.2019), a Portaria Conjunta SPREV/RFB/ME n° 082/2020, em 11.11.2020, aprovou a nova versão do Leiaute do Sistema Simplificado do eSocial (versão S-1.0), descontinuando portanto, a versão S-2.5.01.
Para obrigatoriedade de envio das informações ao eSocial, os contribuintes foram organizados por Grupos assim definidos pelo artigo 2° da Portaria Conjunta SPREV/RFB/ME n° 071/2021:
| 1° Grupo | Entidades Empresariais com faturamento total de receita bruta declarada na ECF (Escrituração Contábil Fiscal), acima de R$ 78 milhões, no ano de 2016: – Empresa Pública; Sociedade de Economia Mista; – Sociedade Anônima Aberta e Fechada; Sociedade Empresária Limitada, Nome Coletivo, Comandita Simples e Comandita por Ações, Conta de Participação; – Empresário Individual; Sociedade Unipessoal de Advogados; – Cooperativa, Cooperativas de Consumo; – Consórcio de Sociedades; Consórcio Simples; – Grupo de Sociedades; – Empresa Domiciliada no Exterior; – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (de Natureza Empresária e de Natureza Simples). |
| 2° Grupo | Entidades Empresariais com faturamento total de receita bruta declarada na ECF (Escrituração Contábil Fiscal) abaixo de R$ 78 milhões, no ano de 2016;
Exceto se: – Optantes pelo Simples Nacional, que constam nessa situação no CNPJ em 01.07.2018; e – Que fizeram opção pelo Simples Nacional no momento de sua constituição, se posterior à data 01.07.2018. |
| 3° Grupo | – Simples Nacional (enquadrada em 01.07.2018, ou abertas após esta data, e que fizeram opção no momento de sua constituição);
– Entidades sem Fins Lucrativos; – Produtor Rural Pessoa Física; – Empregador Pessoa Física (exceto doméstico). |
| 4° Grupo | – União, Estado, Distrito Federal ou Município, bem como Órgão Público do Poder Executivo e Legislativo Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal;
– Órgão Público do Poder Judiciário Federal e Estadual; – Autarquia, Fundação Pública, Órgão Público Autônomo Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal; – Comissão Polinacional; – Consórcio Público de Direito Público e de Direito Privado; – Fundo Público da Administração Indireta e Indireta Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal; – Organizações Internacionais, Representação Diplomática Estrangeira e Outras Instituições Extraterritoriais. |
Desde a sua implantação, o eSocial passou por várias alterações quanto ao início da obrigatoriedade de envio dos eventos.
Atualmente, a Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME n° 071/ 2021 é a norma vigente que dispõe sobre o cronograma do eSocial, consolidando as fases já implantadas até a sua publicação, conforme a tabela a seguir:
| Eventos | 1° grupo | 2° grupo | 3° grupo
(PJ) |
3° grupo
(PF) |
4° grupo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1ª fase | Tabelas
S-1000 ao S-1080 |
De 08.01.2018
a 28.02.2018 |
De 16.07.2018
a 09.10.2018 |
10.01.2019 | 10.01.2019 | 21.07.2021
Prazo fim do evento S-1010 em 21.08.2022 |
| 2ª fase | Cadastro empregados já existentes | De 01.03.2018
a 30.04.2018 |
De 10.10.2018
a 09.01.2019 |
De 10.04.2019
a 31.08.2019 |
10.04.2019 | 22.11.2021 |
| Não periódicos:
S-2190 a S-2399 |
01.03.2018 | 10.10.2018 | 10.04.2019 | 10.04.2019 | 22.08.2022 | |
| 3ª fase | Periódicos:
S-1200 a S-1299 |
01.05.2018 | 10.01.2019 | 10.05.2021 | 19.07.2021 | |
| 4ª fase | SST:
S-2210, S-2220 e S-2240 |
13.10.2021 | 10.01.2022 | 10.01.2022 | 10.01.2022 | 01.01.2023 |
| Reclamatória Trabalhista:
S-2500 e S-2501 (1) |
01.10.2023 | |||||
O arquivo do eSocial pode ser gerado, para os declarantes em geral, através de:
| a) Webservice – Pelo sistema de propriedade do declarante ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (obrigatoriamente com utilização de certificado digital) e transmitido ao eSocial mediante recibo de entrega (comprovante).
b) Diretamente no Portal do eSocial – Diretamente no Portal do eSocial na internet – http://www.gov.br/esocial/, onde o preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento. Nessa hipótese, pode ser utilizado certificado digital ou, para os dispensados de ter esse certificado, o código de acesso até 12.06.2023, quando este último foi descontinuado. b.1) Web Geral: aplica-se a Empresas e aos Empregadores Pessoa Física. Permite a visualização de todos os eventos constantes no ambiente nacional e que permite gerar, enviar, retificar e excluir eventos direto pela tela da aplicação. Nesse módulo não é permitido o envio de eventos em lotes. Não há controles nem cálculos automáticos similares aos módulos simplificados. b.2) Web Simplificado: destinada a auxiliar a gestão dos trabalhadores e o envio das informações ao eSocial para o empregador doméstico, MEI e segurado especial. Trata-se de uma interface WEB que possui orientações sobre a legislação trabalhista, previdenciária e tributária, direcionamento das ações do usuário e implementação de cálculos, rotinas automatizadas e para os empregadores domésticos, geração de guias e recibos. |
O certificado digital utilizado no sistema eSocial deve ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Este deve pertencer à série “A”, do tipo A1 ou A3. Certificados digitais de tipo A1 ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele é utilizado. Certificados digitais do tipo A3 são armazenados em dispositivo portátil inviolável do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital.
O código de acesso ficou inicialmente permitido aos contribuintes não obrigados ao Certificado Digital, sendo eles:
| a) O segurado especial e o empregador doméstico; b) A ME/EPP optantes pelo Simples Nacional, que possuam até um empregado, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez (atual aposentadoria por incapacidade permanente); c) O MEI com até um empregado, não incluídos os empregados afastados por motivo legal. |
Contudo, conforme notícia do Portal do eSocial, a partir de dezembro de 2022, para acessar os módulos web do eSocial, inclusive o Web Empregador Doméstico e App Empregador Doméstico, é necessário utilizar o login por meio da conta gov.br, nível prata ou ouro, sendo que, para tanto, ocorreu o seguinte período de convivência:
| A partir de 12.12.2022 | O login gov.br nível bronze passa a não ser aceito para os módulos web do eSocial, sendo realizado exclusivamente pelo gov.br níveis ouro ou prata, ou por código de acesso e senha |
| A partir de 19.12.202 | O acesso via gov.br níveis ouro ou prata passa a ser exigido no app eSocial Empregador Doméstico, para todas as funcionalidades |
| Passa a ser exigido login por gov.br níveis ouro e prata para que sejam informadas as admissões e desligamentos | |
| A partir de 13.02.2023 | O login por gov.br ouro e prata passa a ser exigido para que sejam informados todos os eventos trabalhistas (admissões, desligamentos, férias, afastamentos, alterações contratuais e cadastrais) |
| A partir de 12.06.2023 | O código de acesso fica descontinuado definitivamente |
Desde 01.04.2021, além do uso de código de acesso e senha, o acesso aos módulos web do eSocial e ao App Empregador Doméstico passou a ser feito também pela conta gov.br do cidadão. Passado o período de convivência, o código de acesso será descontinuado.
A partir do dia 16.06.2025, foi disponibilizado no ambiente Web do eSocial, o módulo de emissão de relatórios gerenciais.
Permitindo a consolidação de informações presentes nos eventos S-2190, S-2100/S-2200, S-2205, S-2206, S-2298, S-2299, S-2300, S-2306, S-2399, S-2500, S-8200 e S8299, em relatórios com visões globais da escrituração efetuada pelos empregadores.
Na primeira etapa, é possível gerar a Relação de trabalhadores – eSocial, com informações contratuais e cadastrais mais recentes dos vínculos, considerando o momento da consolidação dos dados da pesquisa, conforme parâmetros definidos pelo usuário.
Atenção, os relatórios gerados não substituem certidões específicas emitidas para o cumprimento de determinada obrigação.
O usuário deve realizar o login no eSocial, por meio do link https://login.esocial.gov.br/, utilizando o certificado digital como opção de identificação.
É possível acessar a ferramenta nos perfis de titular, de procurador, de responsável legal e de atendente. No perfil de procurador, será habilitada a consulta para aqueles que possuam procuração do tipo “eSocial – Download”.
Na tela inicial da funcionalidade estarão disponíveis duas abas: “Gerenciamento de Relatórios” e “Validação de Relatórios”.
Em “Gerenciamento de Relatórios”, inicialmente, serão exibidos o tipo do relatório a ser gerado com o número de inscrição do empregador, com as opções: “Listar Solicitações”; “Solicitar Novo Relatório” e o quadro dos “Relatórios Solicitados”.
Em “Solicitar Novo Relatório”, poderá ser definido os parâmetros/filtros a serem aplicados na consolidação das informações:
Por padrão, o sistema marca a opção “Todos os vínculos do eSocial”, porém, cumulativamente, poderá ser parametrizado para até 10 solicitações por dia, as seguintes opções:
| Apenas trabalhadores ativos |
| Apenas trabalhadores informados como pessoa com deficiência ou reabilitado |
| Desconsiderar anotações judiciais (evento S-8200) |
| CPF Trabalhador |
| Categorias |
| CBO |
| Tipo de Estabelecimento |
| Estabelecimentos |
| Data de admissão a partir de |
| Data de admissão até |
| Data de Desligamento a partir de |
| Data de Desligamento até |
Após a marcação dos parâmetros desejados, o usuário deverá clicar em “Solicitar Relatório”:
Todos os pedidos efetuados serão listados no quadro “Relatórios Solicitados” e disponibilizados para download em três formatos (pdf, xlsx e csv).
Trata-se de um serviço disponibilizado para verificação da conformidade do relatório gerado, por meio do cruzamento de informações presentes no quadro de “Identificação do Relatório” do arquivo pdf.
Este serviço é de acesso público, ou seja, qualquer pessoa pode inserir os dados de determinado relatório e realizar o procedimento de validação, podendo ser acessado no link: https://frontend.esocial.gov.br/relatorios/validacao
Para utilização do serviço, o usuário deve preencher os campos “Chave de Validação”, “Tipo Empregador”, “Número de Inscrição” e “Data de Solicitação Relatório” com as informações exibidas no arquivo pdf e clicar em “Validar Relatório”.
Com a implantação do eSocial, algumas obrigações acessórias já foram substituídas e outras ainda estão em processo de substituição, inclusive com a versão Simplificada.
| Obrigação acessória | Obrigação acessória substitutiva | Data da substituição | Fundamentação legal |
|---|---|---|---|
| Informações Previdenciárias e Guia GPS | eSocial e DCTFWeb | A partir do início da DCTFWeb, conforme cronograma | Artigo 19 da IN RFB n° 2.005/2021 (atualmente revogada pela IN RFB n° 2.237/2024) |
| FGTS e Guia GRF | eSocial e FGTS Digital | Março/2024 | Artigo 5°, parágrafo único da Resolução CCFGTS n° 926/2019 e notícia no Portal do FGTS Digital. |
| CAGED
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados |
eSocial
(eventos S-2200 e S-2299) |
Janeiro/2020 | Artigo 144 da Portaria MTP n° 671/2021 |
| RAIS (1)
Relação Anual de Informações Sociais |
eSocial
(eventos de remuneração) |
A partir de 2019, após o início dos eventos periódicos, conforme cronograma do eSocial | Artigo 145 da Portaria MTP n° 671/2021 |
| Livro de Registro de Empregados | eSocial (*)
(evento S-1000) (*) substituição opcional |
01.11.2019 | Artigos 16 e 17 da Portaria MTP n° 671/2021 |
| CAT
Comunicação de Acidente de Trabalho |
eSocial
(evento S-2210) |
A partir de 2021, conforme cronograma do eSocial (4ª fase) | Portaria SEPRT/ME n° 4.334/2021 |
| CTPS física
Carteira de Trabalho e Previdência Social |
eSocial
(eventos não periódicos) |
A partir de 2019, após o início dos eventos não periódicos, conforme cronograma do eSocial | Lei n° 13.874/2019 e artigo 6° da Portaria MTP n° 671/2021 |
| PPP
Perfil Profissiográfico Previdenciário |
eSocial
(eventos S-2210, S-2220 e S-2240) |
01.01.2023 | Artigo 1° da Portaria MTP n° 313/2021 |
| MANAD
Manual Normativo de Arquivos Digitais |
eSocial | A substituir | Item n° 7 da Nota Conjunta SEPRT/RFB/SED n° 01/2019 |
(1) Links do programa GDRAIS Genérico 1976-2022 e do Manual da RAIS de anos anteriores disponíveis na aba “Veja Mais” > “Links Úteis”
